För att fördjupa oss en aning mer i ämnet automatisering och digitalisering och dess fördelar och utmaningar ur ett Win-Win perspektiv har vi i detta “medarbetarsnack” pratat med två av Win-Win's digitala experter;

Erica Rådling, vår drivna och kunniga Teamledare för Business Support teamet där hon förutom att leda teamet är specialist på it- och integrationsfrågor och onboarding av kunder. Erica har jobbat på Win-Win Ekonomi sedan 2013 och har under den tiden samlat på sig kunskap och perspektiv från flera olika roller i bolaget; ekonomiassistent, redovisningskonsult, projektledare för digitala tjänster och nu teamledare.

Peter Brockman, vår analyserande och ifrågasättande verksamhetsutvecklare från team Processutveckling där han jobbar med att förbättra olika processer i företaget. Peter har tidigare jobbat med betallösningar inom banksektorn och har jobbat på Win-Win i ett halvår. I tidigare arbeten har han fokuserat mycket på struktureringsarbeten och processflöden för att skapa användarvänliga rutiner och effektivare affärssystem.

Processer och fokusområden i den digitala djungeln
Då ny teknik ständigt kommer ut på marknaden är det viktigt att konstant se över teknikparken och de processer företaget har och detta är något som både Peter och Erica jobbar med. Både Peters och Ericas arbetsdagar kantas av mycket problemlösning och det är också en anledning till att jobbet är så spännande och utmanande. Ett område som Win-Win fokuserar mycket på idag är automation, och inom detta specifikt RPA (Robotic Process Automation). Genom denna teknik kommer möjligheten att automatisera fler av företagets standardiserade processer för att kunna arbeta ännu smartare. Redan 2017 började Win-Win använda robotar i arbetet inom vissa moment och områden. Robotisering bidrar med många bra saker såsom att hålla bokföringen uppdaterad på daglig basis med hjälp av de script som används i tekniken. Robottekniken hjälper också till med att minska sårbarheten i processerna då arbetet effektiviseras eftersom det tar bort monotona arbetsuppgifter och gör att arbetet inte störs ut av frånvaro under till exempel semestertider. Dessutom blir tillförlitligheten högre i och med att informationen blir korrekt hanterad i förhållande till manuell hantering där den mänskliga faktorn kan göra att saker missas eftersom det inte finns något system som säger ifrån. Idag och framöver kommer Win-Win se över och utveckla användningen av robotscript ytterligare och försöka få till så bra lösningar som möjligt runt tekniken i fråga.

Då ämnet robotisering berördes kom vi också in på hur viktigt det är att ständigt utveckla och förbättra befintliga processer. Både Peter och Erica betonade hur viktigt det är att löpande ställa sig frågorna: Gör vi det vi gör på det bästa och mest effektiva sättet? Finns det alternativa sätt att göra saker på? Peters jobb handlar just om att effektivisera processer och idag går en stor del av Peters arbetsdag åt till att jobba med e-faktura processer. Att jobba på att få in så stor del av det totala fakturaflödet i alla led till e-faktura är något som är tidskrävande och inte alltid så enkelt. Men slutresultatet blir effektivare och snabbare flöden både för kund och för Win-Win och just detta är också målet. För att frigöra tid till andra processer har Win-Win I skrivande stund precis lanserat en robotlösning ämnad att hjälpa till med just e-fakturaansökningar. Just ansökningsprocessen innebär ett samspel med såväl kunder, deras leverantörer och våra egna teknikleverantörer.

Mycket har hänt med teknikens framfart sedan Erica började på Win-Win 2013 och hon har under de åren arbetat med utformningen av systemparken. Att ständigt vara på tårna för att ligga i framkant och utvärdera system och de sätt företaget jobbar på är av stor betydelse. För att underlätta för kunder och medarbetare på Win-Win har processer i flertalet olika led digitaliserats. När det gäller den generella digitaliseringen av processer och rutiner i bolaget så är det viktigt att se helheten och målet med digitaliseringen. Det gäller att fråga sig varför man digitaliserar en viss process. Peter utvecklar:
- Det gäller att digitalisera av rätt anledning och här gäller det att se till helheten och behovet. Varför fungerar inte en viss process? Vi behöver ständigt utvärdera om vi tänker rätt och får de resultat som vi vill ha ur ett helhetsperspektiv.

Utmaningar och trender
Med utvärderingar av system och processer liksom integrationer system emellan uppstår som med mycket annat också utmaningar. Win-Win är noga med att löpande utvärdera den teknik som används. Att få tillräckligt med tid till att göra utvärderingar av systemen företaget använder är ibland en utmaning. När det gäller systemutvärderingar så menar Erica att större projektledda utvärderingar görs mer sällan medan tester av nya funktioner görs oftare. Dessutom försöker vi även löpande spana på leverantörernas konkurrenter för att hålla oss uppdaterade.

För Peters del i processutvecklingsjobbet är en av de vanligaste utmaningarna att inkommande data kommer från flera olika system och att det ibland kan vara en utmaning att matcha uppgifter som kommer från olika källor. I det kan det dock finnas bra information som inte används på grund av att man inte tittat igenom vad de olika källorna kan ge för information. Vi försöker systematisera genomgång av detta löpande för att se hur vi kan använda ännu mer data i automatiseringen.

Förutom att ta till oss ny teknik måste vi ständigt jobba med anpassning av processer och integrationer system emellan för att få ett bra flöde i vårt arbete. Ericas roll innehåller idag mycket testning och kontakt både med leverantörer och kunder. Att få till bra integrationer mellan olika system är något som måste läggas mycket tid och kraft på och detta är något som Erica har med sig i sitt dagliga arbete. Ju fler system som är involverade hos kunden, desto klurigare blir det att få ihop helheten. Att vara nyfiken är en bra egenskap att ha i hennes roll:
- Vi testar och provar och provar igen för att få det att funka i många fall. Att få processer helt regelstyrda är en svår uppgift. Idag finns det en mängd olika system för olika branscher och processer och många kunder börjar på eget initiativ använda nya digitala verktyg och önskar få dessa integrerade med bokföringen. Det är en stor skillnad mot hur det var tidigare då vi upplevde att många kunder hade en rädsla för vad som skulle kunna bli fel om tekniken blandades in i deras arbetssätt.

Olika trender och nya arbetssätt kommer hela tiden. En av de senare uppdateringarna som berört vår bransch är när myndigheter och banker började öppna upp sina API:er så att data kan skickas direkt till bokföringssystemen. Denna positiva förändring möjliggör att vi kan hantera till exempel banktransaktioner på daglig basis. Det händer mycket med regelstyrd bokföring samt även förbättrad kvittohantering där korttransaktioner registreras i appar för kvittohantering och på så sätt är det enkelt för kunden att veta vilka kvitton som hen ska fota in. Mycket fokus riktas också nu mot e-handeln som definitivt ökar och detta kikar vi också mycket på. Här handlar det om att försöka integrera e-plattformar och även olika betalsätt. Avvikelsehantering för exempelvis större e-shoppar kan vara knepigt. Automatiserade flöden är väldigt bra men det ställer krav på att avvikelsehanteringen fungerar på ett smidigt sätt vilket är en annan utmaning som vi arbetar med idag säger Erica.

Om att arbeta med digitala lösningar på Win-Win
Att arbeta med tekniklösningar i en fartfylld vardag på Win-Win är något som både Erica och Peter varmt kan rekommendera. Erica älskar förändringar och att ha många bollar i luften. I de olika rollerna hon haft i bolaget har hon samlat på sig mycket kunskap utifrån olika perspektiv. Det har hänt otroligt mycket under dessa år och hon tycker att det är häftigt att se vilken utveckling hela branschen är i. Peter drivs av att förbättra arbetsflöden och tänka utanför boxen för att hitta bättre och mer tidseffektiva lösningar både vad gäller interna arbetsflöden och för en bättre kundupplevelse av företaget. I sitt jobb på Win-Win får han använda just dessa egenskaper på daglig basis vilket passar honom perfekt.

Att ha möjlighet att påverka innehållet i sina roller i bolaget är något som är viktigt både för Erica och Peter och de tycker båda två att det är något som uppmuntras i företaget. För Peters del var det just det fria arbetssättet i kombination med den varma stämningen som råder i bolaget det som lockade honom till att börja arbeta i företaget. Att det är kul och utmanande att jobba på Win-Win är de också överens om, Peter utvecklar:
- Det är inte själva arbetsbeskrivningen som sticker ut, utan snarare den kultur och varma stämning som finns i bolaget. Att jag fick anställning på Win-Win tror jag handlar om att jag är så pass ifrågasättande som person. Jag nöjer mig sällan med ett enkelt svar och försöker se till helheten i mina uppdrag. Stämningen är alltid god på Win-Win samtidigt som det är högt till tak i diskussioner på alla nivåer. Alla drivs av att ta företaget framåt och att skapa bästa förutsättningar för våra kunder.

Erica tillägger:
- Det är helt fantastiskt roligt att jobba med digitalisering och automatisering kopplat till redovisningsbranschen. Ju mer redovisningen sker i realtid desto mer får vi ut av siffrorna och desto bättre beslut tar vi i rätt tid.

Sammanfattningsvis så finns det mycket att vinna på att automatisera processer och funktioner och arbeta på ett digitalt sätt om det finns en bakomliggande tanke och mål med digitaliseringen. Inte minst då många idag arbetar på distans och därmed inser att digitalisering ofta ger snabbare och effektivare arbetsflöden. Kan vi få nöjdare kunder och medarbetare och på köpet också effektivare processer så är det en Win-Win situation för alla.